Nya ISO 9001 och ISO 14001: tre år att ställa om certifikaten

Två ISO-standarder för ledningssystem har fått nya utgåvor i år. ISO 14001, standarden för miljöledning, publicerades i april. ISO 9001 för kvalitetsledning följde den 16 september. För företag som är certifierade enligt de gamla versionerna har en övergångsperiod på tre år börjat löpa.

ISO 9001 är enligt certifieringsorganet LRQA världens mest använda standard för kvalitetsledningssystem. ISO 14001 publicerades första gången 1996 och var världens första standard för miljöledning, säger Richard Walsh på NQA, ett Kiwa-bolag, i en genomgång på Kiwas webbplats.

Vad som ändras i ISO 9001

LRQA beskriver ISO 9001:2026 som en riktad vidareutveckling av 2015 års utgåva. Processinriktningen, PDCA-cykeln och riskbaserat tänkande förblir centrala. Bland de viktigaste förändringarna finns:

• Kvalitetskultur och etiskt beteende ingår tydligare i kraven, särskilt när det gäller ledarskap och medvetenhet.
• Risker och möjligheter hålls isär, med separata krav för att identifiera och hantera vart och ett.
• Kraven på förändringsledning skärps, med planering, kommunikation, övervakning och uppföljning av förändringar i ledningssystemet.
• Ett begränsat antal centrala termer har förts in direkt i standarden, med utgångspunkt i ISO 9000.

Bilaga A har byggts ut med mer vägledning om kravens struktur och syfte, men enligt LRQA utan att nya skyldigheter införs.

Klimatet tar större plats i ISO 14001

När den första versionen kom låg fokus främst på föroreningar, till exempel utsläpp via avlopp och skorstenar och avfallshantering. Varje revidering sedan dess har enligt Kiwas genomgång följt synen på hållbarhet, och 2026 års version innebär ett betydligt starkare fokus på klimatanpassning och på att begränsa klimatpåverkan. Organisationer förväntas också beakta miljöpåverkan i hela värdekedjan, både uppströms och nedströms, och inte bara inom den egna verksamheten.

Ett nytt avsnitt handlar om planering för förändring. Miljökonsekvenserna av till exempel en utbyggd anläggning eller ny utrustning ska bedömas innan förändringen genomförs, inte efteråt. Interna revisioner ska dessutom ha tydligt definierade mål, inte bara omfattning och kriterier, och dokument som tidigare bara behövde underhållas ska nu vara tillgängliga och gå att visa upp på begäran.

Ledningens genomgång delas upp i två delar: vilka underlag och data ledningen har granskat, och vilka beslut och åtgärder som följt. Även synen på ledarskap breddas. I 2015 års version beskrevs högsta ledningen som ett stöd för andra ledningsfunktioner.

”Högsta ledningen ska nu stödja samtliga roller inom organisationen”, säger Richard Walsh.

Terminologin justeras också. Begreppet lagstiftning ersätts av bindande krav, och ordet utfall ersätts genomgående av resultat.

Tidsfristerna

Den som har ett certifikat enligt ISO 14001:2015 behöver ha gått över till den nya utgåvan senast den 14 april 2029, enligt Kiwa. Fram till dess fortsätter nuvarande certifikat att gälla. För ISO 9001 anger LRQA att certifikat enligt 2015 års version gäller under hela övergångsperioden, fram till den 30 september 2029. Därefter löper de ut eller återkallas.

Ett företag med båda certifikaten har alltså två övergångar att planera inom ungefär samma period. Inför övergången till ISO 14001 rekommenderar Kiwa en gapanalys som startpunkt: det befintliga ledningssystemet jämförs med de nya kraven, så att det blir tydligt vilka processer och dokument som behöver uppdateras. Därefter uppdateras processer och dokumentation där standarden ställer nya eller utökade krav, och de som ansvarar för ledningssystemet behöver förstå vad som ändrats. Det arbetet bör enligt Kiwa vara gjort innan omställningsrevisionen planeras in.

När själva övergången sker kan företaget i viss mån välja. Enligt LRQA kan övergångsrevisionen göras i samband med nästa uppföljnings- eller omcertifieringsrevision, eller separat före nästa ordinarie revision. LRQA skriver också att revisionskapaciteten vanligtvis är som mest begränsad under övergångsperiodens sista år. Richard Walshs råd är att börja i god tid och att ta kontakt med certifieringsorganet.

Samma fråga för den som ännu inte är certifierad

För ett företag utan certifierat ledningssystem väcker revisionerna en annan fråga: vilken standard arbetet ska bygga på. Den som ska visa ordning i kvalitet, miljö och arbetsmiljö har med ISO tre standarder att förhålla sig till: ISO 9001, ISO 14001 och ISO 45001 för arbetsmiljön. Det är tre regelverk, vart och ett med sina egna krav.

Det finns en svensk väg som samlar de tre områdena. Östergötlands Affärer har skrivit om när småföretag väljer FR2000 i stället för tre ISO-certifikat, en kravstandard som enligt föreningen bakom den bygger på principerna i ISO 9001, ISO 14001 och ISO 45001.

Genomgången tar också upp hur FR2000-certifikat har bedömts i offentliga upphandlingar, bland annat i en dom från Förvaltningsrätten i Växjö om en byggupphandling i Alvesta. Där fick ett FR2000-certifierat bolag full poäng för kvalitets- och miljöledningssystem, i en upphandling där poängen var knuten till ISO 9001 och ISO 14000. Rätten noterade att FR2000, såvitt framkommit i målet, utgår från bland annat de två ISO-standarderna men ställer fler krav på företaget.

För småländska företag som lämnar anbud till offentlig sektor är det värt att veta innan valet av standard görs. Den som redan har ISO-certifikat har tre år på sig att ställa om. Den som står i början kan i stället väga ett ledningssystem mot tre innan arbetet sätter i gång.